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奮力追求新高度
山東一建巴西坎迪奧塔大修項目備件供應紀實
來源:山東一建 作者:荀向陽 張 瑞琦 時間:2019-05-28 字體:[ ]

4月7日上午10時18分,隨著山東一建巴西坎迪奧塔大修EPC項目機組實現滿負荷穩定運行這一激動人心時刻的到來,標志著項目整體大修取得了決定性的成功與勝利。在這成功的背后飽含著物資供應項目團隊所有成員的心血和汗水,標志著所有供貨設備和備件經受住了各種嚴格的考驗,標志著物資供應項目團隊交上了一份優秀的答卷。

在項目執行過程中物資供應項目團隊弘揚“拼搏奉獻,創新超越”的鐵軍精神,不斷開拓進取,攻堅克難,團結協作,舍家忘我的工作精神和嚴謹負責、精益求精的工作標準為自己和團隊積累了寶貴的工作經驗,立起了高標準的工作標尺,值得我們在今后的工作中認真總結和傳承發揚。

項目極具特殊性 標準超高困難多

巴西大修設備和備件供應項目不大,卻極具特殊性,本項目是物資供應/物貿科技公司作為單獨供貨合同簽約主體執行的項目。項目團隊單獨承擔起與業主方的商務談判、收款;與設備供應廠家商務談判、提供廠家提出的技術問題澄清支持文件、監造、催交、出口報關、物流運輸、現場物資管理等全流程工作。

項目面臨管理接口繁多、啟動晚,備件生產時間短,主合同條款對交貨日期要求嚴苛,延遲交貨罰款額度高等問題,同時對設備外觀、油漆防護要求高,對設備材料在包裝中防竄動、防晃動、防磨防碰防雨防潮標準高,貨物運輸時間長、物流流程復雜等。備件采購我方受限于國內廠家,盡管前期大家對困難有思想準備并做了相應的預案,但執行起來困難依然超出想象。項目伊始我們就面臨三大主機設備廠的生產計劃難以協調、NCM碼表單(申請海關代碼表)信息難以收集、包裝重量和體積信息難以收集“三大難題”。

主要備件供貨廠家哈爾濱電氣集團因坎迪奧塔項目建設期間遺留質保金和設備款問題,只同意簽合同卻不同意在合同中明確交貨期,公司高層領導到廠協調后,對方雖確定了交貨計劃卻并不嚴格執行,導致排產計劃執行舉步為艱。 在NCM表單(申請海關代碼表)中要求提供設備(備件)照片、且要體現設備銘牌型號等信息,這些要求在啟始階段因設備成品未成型,根本無法完成。另外本次供貨以零部件居多,有別于常規整套設備供貨,制造廠家不到裝箱時難以估算包裝箱重量和體積,如項目開始做此工作,需投入大量精力。以上種種困難都給項目經營和催交帶來巨大壓力,考驗著項目管理、執行團隊的智慧和能力。

 運籌帷幄早部署 攻堅克難見真章

為做好項目的物資供應,滿足公司與業主的主合同相關條款的履約,物資供應/物貿科技公司領導班子對項目執行進行了超前策劃和周密部署,成立由商務采購、監造、催交、物流等部門組成的物資供應項目團隊,明確職責和分工,實行項目經理制度,加強組織協調到位,由項目經理統一協調內外部各部門的關系,同時針對商務工作既要與中信業主方接口又要與各制造廠商務部門接口的復雜情況,安排商務采購經驗豐富的一名副總經理統一領導,把關掌舵,避免了EPC項目經常出現的多頭管理、部門之間協調困難,政令出口不一,制造廠家無所適從反應強烈的問題。實踐證明,正是有了合理的組織領導,超前的頂層策劃,到位的應急措施,順暢的溝通協調,才有了后來良好的各專業融合,保證了項目順利開展。

為解決三大主機設備廠排產計劃難以協調的問題,備件供應項目部在對設備供應商分布區域做了統計,對催交監造人員作了區域分工,安排人員奔赴各分管廠家,同時開展工作。對于第一個難題,項目負責人派出由機、爐、電三個專業專工組成的監造催交小組駐哈爾濱電氣集團三大動力設備廠協調工作,駐廠人員到廠后發現三廠內部生產計劃中沒有平行移植備件KKS編碼,這給跟蹤生產進度并檢查備件的技術協議符合性帶來很大的困難,面對困難,催交人員白天在工廠與廠家相關人員協調交貨期、倒排生產發運計劃,緊盯生產部、采購部、外協部、生產車間落實計劃實施情況,晚上對照采購合同比對制造廠生產計劃中的備件代碼來找出對應的KKS編碼。為此,經過連續10天的艱苦奮戰,終于在大家的共同努力下理順了三大主機的生產計劃并督促各計劃順利執行。

面對NCM碼表單(申請海關代碼表)信息收集難的問題,解決過程頗費周折,相關人員先后與本項目56個合同廠家進行了電話或當面溝通,很多制造廠不清楚如何填寫NCM表,大家就通過發模板、講例子,不厭其煩地解答各廠家的各種疑問,終于完成了NCM表除照片外信息的填寫。對于備件照片,大家想了很多辦法,要么找同類產品拍攝,要么通過網絡查找外觀相同的產品照片,完成了80%多備件照片的提供,最后剩余20%的備件在想盡各種辦法依然不能解決的情況下,只有不帶照片向巴西業主方提供了NCM表,依然獲得了業主方清關代理提供的NCM碼。由于本項目主合同是中信建設集團與巴西業主方直接簽署,我方只是平行轉移了中信的合同,無權與巴西業主方直接溝通聯絡。只因為信息的不對稱,項目團隊16位成員熬過的無數個通宵之夜,做出的工作成果,到最后發現是做了無用功。巴西方面并沒有提出NCM提供照片的要求,而是中信建設為了其內部管理的需要而提出的要求。但我們通過此事,對巴西NCM要求有了徹底的了解,為后續項目的順利執行打下了堅實的基礎,大家的辛苦付出也算獲得了回報。

在解決包裝重量和體積信息收集難的問題上,項目團隊自上而下清楚的認識到問題的解決必須得到各廠家項目部和包裝設計人員的密切配合。我司備件供應團隊成員通過各種方式,督促制造廠提供幫助,在制造廠人手不足的情況下,我們通過制造廠提供的圖紙,查找材料清單,一一統計產品的重量,然后督促制造廠包裝設計專工根據巴西出口項目要求,提前設計包裝箱并預估包裝箱重量,最終按合同約定時間向業主方提供了詳實數據。

 細節入手零失誤,團結協作勇擔當

除了面臨上述“三大難題”之外,還面臨大修時間短、貨物運輸時間長,一旦運輸到現場發現缺損件,再重新生產和運輸就可能影響工期等問題。為此,項目管理團隊定了個“小”目標,發運前100%檢查。目標簡短明確,但為了實現“小”目標,大家付出的辛苦和汗水是難以想象的。廠家的包裝工序人員眾多,產品一旦入庫進入包裝環節,眾人齊上陣,抓緊完成裝箱包裝才能為后續產品包裝空出場地,保持倉庫的有序管理,而我們的貨物種類多且零散,產品只有入庫才能見到實物,清點數量的同時還要對照技術協議、裝箱清單、嘜頭檢查貨物的一致性,無形中減慢了裝箱速度,包裝人員輪番休息,而我方通常只有一人駐廠,裝箱清點階段,經常顧不上休息和正常吃飯,工作到深夜更是常有的事情。

 項目執行過程中,團隊成員之間良好的配合和專業融合給大家留下了深刻的印象。通俗地說,就是大家在工作中都是“多面手”,此項目物資供應團隊中采購小組只有4人,他們肩負著與中信業主方和各設備廠家的商務談判和采購任務,人員少、工作量大、責任大。按照傳統的分工和職責,物資采購人員要分管供應商計劃管理、延遲交貨協調管理等日常例行工作,但在本項目中,監造催交人員承擔了此兩項工作,主動給分管采購的同事分憂解難,使負責采購的同事有了更多精力與各廠家“周旋”,通過艱苦的談判,節省了大量的采購費用。物流事業部的同事,傳統分工僅負責對箱單格式的審核,但本項目巴西業主方每件備件都分配有KKS碼,且業主方對備件規格、重量、圖紙號、英文翻譯等要求嚴格,為分擔監造現場同事壓力,物流事業部的同事主動擔起箱單內容與合同內容一致性問題的檢查,并及時把檢問題反饋給現場進行發運前檢查的同事,督促整改,確保了合同執行的嚴謹性,避免了后續大量澄清問題的發生。

 放飛青春和夢想,奮力追求新高度

項目執行中,涌現出許多優秀的“巾國”和“須眉”,他們為著此大修項目嘔心歷血,上演了一幕動人的故事和篇章。

物流事業部張子鈺、張林兩位女同志,負責報關運輸、箱單審核、與中信及巴西業主方物流業務的聯系、出口退稅資料提交。兩人以主合同條款為依據,充分發揮英文商務溝通能力,與各方積極溝通,澄清答疑。無論何時何地,二人24小時開機,網絡隨時在線,只要收到同事的電話、郵件、微信,總會在第一時間回復,被大家尊稱為“巾幗即時通”,在她們身上,充分顯示了巾幗不讓須眉、吃苦耐勞、精誠合作的精神。

監造事業部祝世文,業務能力強,專業知識扎實,工作踏實認真,在圓滿完成鍋爐備件監造催交工作后再被領導委以重任,到生產嚴重滯后的輸煤輸灰管道廠家駐廠催交監造。駐廠期間,老母親病重,但部門人員緊張,催交監造工作任務艱巨,不能在床前盡孝,直到圓滿完成了生產任務才請假回家,而老母親已不久于人世。崇高的工作責任感和敬業精神,令人敬佩!在他身上,充分體現了共產黨員愛崗敬業的風采。

岳文奇,項目團隊商務經理,負責對外商務談判,重要的對外信函均由他起草發出。本項目合同中,巴西業主方對1756項備件的交貨時間均約定了嚴格的違約交貨罰款條款,且每項都有唯一KKS編碼。為了避免或減少違約交貨罰款,經常需要調整發運計劃,調整計劃最怕的就是代碼發生錯行或錯誤,他每次梳理調整計劃總是一遍又一遍核對,確保準確無誤,整個項目調整不下20多次,每次調整需要很長時間,由于他兼顧工作多,白天沒時間調整,他就利用晚上時間干,經常工作到深夜,多次工作到凌晨3點多。岳文奇同志因為對待工作認真負責,完不成工作不罷休的干勁,被大家尊稱“拼命三郎”,他聽后總是莞爾一笑說,“幸??繆^斗,愛拼才會贏嘛?!?/p>

采購部劉明,見人總是很和善的一笑,感覺比較“好說話”,但是供應商真的與他打起交道來,卻發現遇到了真正的對手。他為了做好物資采購工作,常常把幾家供應商的報價資料放在面前,在看總價的同時,分析分項報價,找出分項報價差別大的地方,在與供應商談合同時,有理有據地指出“虛報”部分。劉明深知現金流對廠家生產交貨的影響,他總是按照合同條款,提前考慮設備款項的及時支付,保障了設備生產交貨的順利進行。

巴西大修備件物資供應項目團隊成績的取得離不開在項目執行過程中公司各級領導的關心指導以及各相關部門的大力支持與無私幫助,離不開團隊成員的無私奉獻與勤奮工作,今天的成績也是全體團隊成員所付出的心血和汗水的結晶。讓我們為團隊的拼搏和奉獻、團結和智慧點贊!為項目所有的參與者、貢獻者點贊!讓我們以此為新的起點,放飛青春和夢想,奮力追求新高度,為公司的健康可持續高質量發展貢獻自身力量!

 

 

 

 

 

                                

 

 

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